É comum encontrarmos gestores de pequenas e até médias empresas que desconhecem a importância de uma administração financeira eficiente. Por vezes entendem que a área financeira serve para faturar, emitir boletos, controlar pagamentos, registrar o que entra e sai do caixa... enfim para exercer as tarefas burocráticas do dia a dia referentes aos recursos da empresa. Tarefas estas que podemos entender como o primeiro andar do departamento.
De fato, este primeiro andar é fundamental para permitir que a empresa continue operando. Sem ele a empresa não sobrevive. Manter as contas em dia, não atrasar pagamentos, emitir notas fiscais, registrar as entradas e saídas são exemplos de atividades que obviamente precisam ser executadas. No entanto, um departamento financeiro técnico pode e deve entregar muito mais. Ele deve ser fonte de dados que, quando analisados, transformam-se em informações valiosíssimas para tomadas de decisão em nível estratégico. Isso é o que podemos chamar de segundo andar do departamento.
Grande parte dos problemas da empresa, senão a maioria, pode ser detectada em uma análise acurada dos seus números financeiros. Quando o departamento registra correta e eficientemente os dados, permite que sejam feitas observações que apontam caminhos, soluções, que do contrário não seriam encontradas. Vejamos um exemplo: digamos que fora identificado aumento da receita em uma linha de produto, mas com diminuição da lucratividade. Ou seja, vendeu-se mais, mas no fim das contas sobrou menos dinheiro. Quais as razões para isso? Diversas variáveis devem ser analisadas para chegar-se a uma conclusão. Foram vendidas mais unidades com manutenção do preço de venda ou o número de unidades vendidas foi o mesmo, mas com aumento do preço? Se não houve aumento do preço de venda, é possível que tenha havido aumento dos custos, ou despesas administrativas, ou despesas financeiras, ou ainda todas elas. E ainda que tenha havido aumento do preço, ele não deve ter acompanhado o aumento dos dispêndios incorridos. Observando-se onde ocorreram os aumentos, se nos custos, nas despesas administrativas ou comerciais ou financeiras, é possível elaborar-se soluções para a volta do nível de lucratividade.
Ponto de equilíbrio (quantas unidades devo vender para conseguir cobrir todos os desembolsos), margem de contribuição (quanto cada produto contribui para o pagamento dos desembolsos fixos), margem bruta (qual a porcentagem da receita sobra após o pagamento dos custos de produção), margem operacional (qual a porcentagem da receita sobra após o pagamento dos custos e despesas operacionais), EBITDA (Earnings Before Interest, Tax, Depreciation and Amortization), NOPAT (Net Operating Profit After Taxes), ROI (Return on Ivestment), que mede a rentabilidade do valor investido no negócio, Taxa Interna de Retorno, que corresponde a rentabilidade de fluxos de caixa de um projeto, e tantas outras informações podem ser levantadas pelo departamento financeiro, cuja contribuição é peça fundamental no sucesso das empresas.
Negócios são realizados por meio de atividades de investimento reportadas no Ativo, e de financiamento reportadas no Passivo e Patrimônio Líquido do Balanço Patrimonial. Analisar tais atividades e apresentar quais as melhores alternativas, que decisões tomar é o trabalho realizado no segundo andar do departamento financeiro. Outro exemplo: no aumento de investimento em uma linha de negócios, qual a fonte de recursos deve ser utilizada? Capital de terceiros ou próprio? Se de terceiros, qual linha de crédito tomar? Quais as taxas mais vantajosas? Qual o limite de taxa que o investimento pode suportar? Quais as consequências de ordem financeira em tomar recursos de terceiros ou de abrir a sociedade para entrada de novos sócios/capital? Estas são algumas das perguntas que podem ser elucidadas com uma boa análise financeira.
É impressionante como o gestor pode ter as respostas dentro de sua própria empresa, bastando que seu financeiro apresente as informações devidas. Com dados confiáveis diminui-se a aleatoriedade da administração. Acaba-se de vez com a falácia de que o administrador tem que ter bom senso. O administrador deve ter dados e informações para tomar as melhores decisões. E caso não as tenha, deve estruturar a empresa para que seu departamento financeiro consiga entregá-las. E não somente o financeiro, mas o de marketing, de vendas, de tecnologia, de forma que estes também tragam as informações pertinentes para uma boa administração.
Empresas maiores possuem área de controladoria estruturada onde os dados são registrados e conectados de forma a produzirem informações valiosas. Porém, as empresas menores não podem prescindir de aprofundarem-se nos seus dados financeiros a despeito de sua pequena estrutura. Organizações de todos os tamanhos devem se preocupar em registrar e analisar adequadamente seus dados econômicos e financeiros.
Com informações precisas do que ocorreu no passado, a tentativa de prever-se o futuro torna-se menos aleatória. Estimar o volume de vendas, quais os valores razoáveis dos custos e despesas e consequentemente quanto será a lucratividade final é uma atividade que se torna menos difícil ao gestor. Além disso, ao realizar tais estimativas ele pode começar a pensar em alternativas para melhorar os resultados.
Organizações atingem o sucesso por diversos fatores. Por vezes nem elas mesmo sabem o porquê e aí reside um grande perigo. Elaborar e analisar os dados no segundo andar do departamento financeiro pode ser um bom começo para se encontrar os motivos do sucesso e buscar mantê-los no longo prazo.
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